Prozessoptimierung

Unter politischer Begleitung wurde im Jahr 2006 ein Projekt zur Untersuchung aller städtischen Ämter und Eigenbetriebe aufgelegt mit dem Ziel der Identifizierung von Einsparpotenzial und Generierung entsprechender Einsparungen. Im Ergebnis wurden bislang 14 Fachbereiche abschließend untersucht, drei Untersuchungen laufen derzeit noch und die letzten vier Untersuchungen werden nach derzeitiger Planung noch in diesem Jahr beginnen.
Bei der Untersuchung werden die städtischen Leistungen zunächst einer Aufgabenkritik unterzogen, bei der die Frage zu beantworten ist, ob die Aufgabe überhaupt weiterhin notwendig ist oder ob Standards gesenkt werden können. Auch wird dabei geklärt, ob die Übertragung der Aufgabe auf einen Dritten - beispielsweise auf ein privates Unternehmen - sinnvoll ist. Sind diese Fragen geklärt und ist entschieden, dass die Aufgabe weiterhin durch die Verwaltung wahrzunehmen ist, werden die Geschäftsprozesse untersucht und wenn möglich, optimiert. In den bereits untersuchten Bereichen wurden 21 Stellen eingespart. Volumen der Einsparung: Über 1 Million Euro jährlich an Personalkosten.

Zum Teil wurden für diese Untersuchungen externe Berater engagiert, weil für die Untersuchung bestimmter Fachbereiche spezielle Kenntnisse notwendig sind (beispielsweise im Tiefbau oder im Bereich Vermessung und Kataster), die nicht alle in dem eigens dafür zuständigen Untersuchungsteam in der Verwaltung vorgehalten und dann im Bedarfsfall abgerufen werden können.

Durch den Einsatz städtischer und externer Untersuchungsteams ergaben sich sowohl wirtschaftliche als auch Effektivitätsvorteile. Interne Kenntnisse wurden mit externen Erfahrungen bei solchen Untersuchungen kombiniert, externes Know-how in Bereichen eingesetzt, in denen die internen Berater nicht über die Tiefenkenntnisse verfügen können und natürlich auch umgekehrt.

Diese Vorgehensweise hat sich bewährt. Aufgabenkritikverfahren und Geschäftsprozessoptimierung werden als regelmäßig wiederkehrende und notwendige Aufgabe angesehen.