Bereits in den vergangenen Jahren hat die Verwaltung ein passwortgeschütztes Ratsinformationssystem (Allris) entwickelt, das von den Ratsmitgliedern zunehmend genutzt wird und einen enormen Fortschritt in Sachen Verwaltungsmodernisierung darstellt. Das Ratsinformationssystem hilft, die politische Arbeit zu verbessern und zu professionalisieren. Alle Vorlagen (Drucksachen, Informationen, Anträge/Anfragen, Stellungnahmen) werden über diese Softwarelösung erfasst, bearbeitet und verwaltet und können von den Mandatsträgern wiederum individuell abgerufen und bearbeitet werden. Doch trotz dieser umfassenden Softwarelösung erhalten die Stadtverordneten alle sitzungsrelevanten Unterlagen bislang auch in Papierform. Ein Parallelbetrieb von Drucksachen und einem Ratsinformationssystem ist dauerhaft nicht vertretbar und wirtschaftlich. Ziel soll es daher sein, eine moderne, papierarme und insgesamt effiziente Arbeitsgrundlage für die Mandatsträger zu schaffen. Die Vorteile dieses Vorhabens sind sowohl für die Mandatsträger als auch für die Verwaltung durch die schnelle Einsichtnahme in alte und aktuelle Sitzungsunterlagen sowie Minimierung des persönlichen Archivierungsaufwandes, direkter Zugriff auf die kompletten Unterlagen zu einer Sitzung
Zur Umsetzung der Maßnahme sind entsprechende Anschaffungen von Hard- und Software nötig, die allerdings deutlich unter den jetzigen Aufwendungen für Druck- und Portoaufwendungen für den Versand der Vorlagen liegt. Neben der Optimierung der Gremienarbeit sind somit Einspareffekte zu erzielen, so dass das Laptopprojekt als Konsolidierungsmaßnahme vorgeschlagen wird, da bereits im Jahr der Umsetzung Einsparungen erzielt werden. Eine Arbeitsgruppe erarbeitet derzeit die inhaltlichen Rahmenbedingungen. Die exakte Einsparsumme ergibt sich daher nach Fertigstellung des Umsetzungskonzeptes.
Ergänzende Stellungnahme der Verwaltung vom 22. März 2010:
Verpflichtung zur Nutzung des Ratsinformationssystems?
Die geplante papierarme Bereitstellung von Sitzungsunterlagen wird derzeit in einer gemeinsamen Arbeitsgruppe (bestehend aus Mitarbeiter der Verwaltung, politischen Mandatsträgern und Fraktionsgeschäftsführern) erarbeitet. Die Mandatsträger, die freiwillig auf die Bereitstellung von Papier verzichten, werden mit entsprechender Technik (u.a. UMTS-Karten) ausgestattet.
Anschaffung von Software?
Das Ratsinformationssystem ist ein Programm, das für jedermann (sortiert in drei Bereiche: Mandatsträger, Verwaltung und Bürger) über den Webbrowser zugänglich ist. Um jedoch die einzelnen Dokumente öffnen und verwalten/bearbeiten zu können, benötigen die Mandatsträger diverse Software-Lösungen, die dann ggf. als Freeware angeboten werden können.
Laptops im Eigentum der Stadt?
Die Geräte verbleiben im Eigentum der Stadt Mülheim an der Ruhr. Im Fall von etwaigen Mandatswechseln etc. werden die Geräte dann in die Gesamtverwaltung zurückfließen und dort zum Einsatz kommen.
Science-Fiction?
Klingt wie eine schlechte Begründung für einen SChluck aus der fast leeren Pulle. Wer im Internet sucht wird schnell merken, dass die Verwaltung auch kein Ratsinformationssystem namens Allris entwickelt, sondern für viel Geld gekauft haben wird. Das wird jedes Jahr sicherlich Unmengen an Wartungskosten verschlingen, wer weiß, ob die nicht noch weiter Ansteigen bei dem Laptopprojekt, so wie bei SAP?
Frage: Wieso wird hier Geld ausgegeben? Gerade wenn kein Geld vorhanden ist, sollte immer zuerst Open-Source eingesetzt werden!
Open-Source
Es gibt sogar schon andere Städte, die das mit Erfolg praktizieren!
Antwort auf Open-Source fehlt
Allgemein finde ich diese Einsparung sehr gut. Es birgt Risiken aber auch Vorteile. Jetzt kann jeder für sich auswählen möchte ich alle Informationen. Benötige ich diese ausgedruckt oder kann ich auch am PC damit arbeiten. Dieses spart einiges an Papier, das auch jetzt schon über Ablage "P" wie Papierkorb entsorgt wird. Wofür vorher auch noch einiges an Porto angefallen ist.
Was ich aber schade finde, ist das das Thema Open-Source anscheinend nicht als Thema gesehen wird. Privat arbeite ich auch mit Open-Office. Es ist zu allen Microsoft Programmen kompatibel. Nur weil einige Programme nichts kosten heißt das noch lange nicht das diese nicht gut sind. Schließlich gibt es schon Städte die dieses nutzen und selbst das Frauenhofer Institut hat sich bereits 2006 dafür ausgesprochen.
Aber nein man nimmt lieber teuere Programme wie SAP, das auch bestimmt gut ist. Aber ehrlich gesagt ist es mindestens ein Ferrari und zwar von der Leistung und vom Preis. Es wird nicht einmal in der Privatwirtschaft voll genutzt. Allerdings könnte sich die Privatwirtschaft niemals ein eingeschränktes Testat für SAP erlauben, wie die Stadt Mülheim (s. Maßnahme 68)
Verplichtung der Mandatsträger
Können alle Mandatsträger dauerhaft verplichtet werde ausschließlich auf das passwortgeschützte Ratsinformationssystem (Allris) zurückzugreifen und auf die Schriftform von Beschlussvorlagen zu verzichten? Sollte dies nicht der Fall sein, sehe ich hier kein Einsparpotential.
Warum ist zur Umsetzung der Maßnahme eine entsprechende Anschaffung von Software nötig, wenn doch Allris bereits vorhanden ist?
Desweitere fragen ich mich ob die Laptops Eigentum der Stadtverwaltung bleiben.
In vielen Bereichen wären Einsparungen möglich, wenn zunächst in Neuerungen investiert werden könnte. Warum das ausgerechnet in diesem Fall gehen soll und in den meisten anderen nicht leuchtet mir nicht ein.
Ihre Frage
Vielen Dank für Ihre Kommentierung,
zur Beantwortung Ihrer Fragen leiten wir Ihren Beitrag dem zuständigen Fachbereich weiter. Wir bitten um Verständnis, dass die Antwort in diesem Fall leider nicht umgehend möglich ist. Wir bemühen uns, Ihnen innerhalb von rund zwei Tagen zu antworten.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Redaktions-Team "Haushaltsforum"
Antwort
Hallo Rendell,
die Antworten auf Ihre Fragen liegen inzwischen vor. Ich habe diese dem Maßnahmentext als ergänzende Informationen hinzugefügt.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Redaktions-Team "Haushaltsforum"
Gebrauchtgeräte !!!
Warum werden für solche Aktionen keine Gebrauchtgeräte eingesetzt? Sie müssen nicht auf dem neuesten technischen Stand sein und mit Arbeitsspeicher und Plattengrößen protzen.
Es gibt in Essen z.B. die Firma AfB (Arbeit für Behinderte), die gebrauchte Geräte von Firmen übernimmt, aufbereitet, testet und prüft und für kleines Geld mit einem Jahr Garantie wieder verkauft !!!!! (http://www.afb24.com/) Hier können auch entsprechende Software Lizenzen von MS erworben werden. Hier wird dann sogar noch ein gutes Werk getan.
Sollte das Projekt scheitern oder zu Ende gehen, kann man die Geräte wieder zurückgeben.
Hardware?
"Anschaffungen von Hard- und Software nötig"
Gibts tatsächlich Mandatsträger, die noch keinen Laptop haben? Wenn nicht, wird man auch Schulungskosten dazurechnen müssen. Wenn doch, wäre es evtl. möglich, daß sie in Zeiten klammer Kassen auf ihren eigenen Computer oder Laptop zurückgreifen?